Den som hyrt utrymmet benämns framöver som ”den ansvarige”. Den ansvarige för bokningen bör finnas på plats under hela bokningen, och måste vara minst 20 år fyllda. I fall den som hyr utrymmet är en enskild person, är denne ansvarsperson. Om det är en förening eller organisation som hyr utrymmet är det den som angett sina kontaktuppgifter i samband med bokningen som fungerar som ansvarsperson.

STÄDNING

I priset ingår städning av utrymmet. Men, observera att vissa saker bör göras innan man avlägsnar sig efter en uthyrning, om inte annat är överenskommet med Åbo Akademis Studentkår (ÅAS). Kunden är fortfarande skyldig att återställa utrymmet, diska undan samt plocka ihop och föra bort skräp + pant. Plocka ner pynt, samla ihop skräp från terrass samt gården och sätt tillbaka alla möbler på sin plats. Observera att koden till Havtornen slutar att fungera när vistelsetiden löpt ut. 

SÄKERHET & TIDER

Den ansvarige ser till att god ordning och säkerhet efterföljs samt klargör reglerna för användning av Havtornen åt tillställningens deltagare. Den ansvarige är även skyldig att meddela ifall något gått sönder under uthyrningen.

Om inget annat har avtalats aktiveras larmet kl. 23.00. Vistelsetiderna kan diskuteras och justeras i samråd med serviceexperten, men vistelsen kan inte förlängas längre än till kl. 03. Vi använder oss av dörrkoder, inte fysiska nycklar, och koden skickas ut 1-2 dagar innan bokat datum. Samtliga dörrkoder fungerar enligt de överenskomna vistelsetiderna.

Vår vaktfirma gör en trygghetsrunda varje natt mellan kl. 23/01 och den ansvarige bör identifiera sig med giltigt ID till väktaren. Väktaren har, som fastighetsägarens (ÅAS) representant, rätt att påpeka ifall ordningsreglerna gällande person antal, ljudnivå och säkerhet inte efterföljs och ansvarspersonen är skyldigt att då korrigera dessa överträdelser. Om larmet utlöses och vaktfirman gör en utryckning utöver trygghetsrundan eller brandlarmet utlöses och brandmyndigheterna gör en utryckning så är det den ansvarige som står för dessa kostnader.

ORDNINGSREGLER

Antalet personer i Havtornen får av säkerhetsskäl inte överstiga 40 personer.

  • Rökning, vaping samt användning av rökmaskin är förbjuden inne i Havtornen. Rökning på gården samt terrassen är tillåtet. Rökare bör observera brandsäkerheten samt alImän renlighet och endast fimpa i askkopp.
  • Det är förbjudet att spela musik utomhus eller på terrassen efter kl. 22. Respektera grannar och boende i området och för inte höga ljud utomhus efter kl. 22. Gäller även på parkeringen. 
  • Det är förbjudet att använda tejp på väggar, köksskåp mm. Den ansvarige måste se till att all dekoration samt tejp/det som fäst dekorationen plockas ner från väggar, stolpar och tak.
  • I köket bör disken vara diskad samt bortplockad och kylskåpet vara tömd. Därtill bör skräpet och alla tomflaskor vara bortförda.
  • Vardagsrummet bör återställas så som det var vid ankomst (stolar, bord samt soffor på sin rätta plats). 
  • Se till att det inte finns skräp, tomflaskor el.dyl. på terrassen.
  • Sopor får inte lämnas utomhus, varken vid Havtornen eller ÅA-sidan. 
  • Om catering beställts är det på den ansvariges ansvar att komma överens med cateringfirman när de hämtar sina saker.
  • Kontrollera att alla dörrar samt fönster är låsta (terrassen, ytterdörren samt grinden) och att lamporna är släckta innan ni lämnar Havtornen.
  • ÅAS ansvarar inte för kvarglömda saker.

Om ordningsreglerna inte följs eller om något förstörs, debiteras en summa som motsvarar extra städning eller kostnad för reparation. Om klagomål över hänsynslöst beteende, bristande ordning inkommer eller det framgår att ordningsreglerna inte efterföljts, faktureras en avgift på 100 euro av den ansvarige. ÅAS kan därutöver besluta om att den ansvarige inte längre kan utnyttja Havtornen under en viss tidsperiod. Det finns kameraövervakning på området och vid behov används videoinspelningar som bevismaterial. 

AVBOKNING

Om en avbokning sker mer än 14 dagar innan det bokade datumet, återbetalas bokningssumman i sin helhet. Om en avbokning sker minst 7 dagar innan det bokade datumet, återbetalas 50% av bokningssumman. Vid kortare varsel behålls hela bokningssumman.

Serviceexperten nås per e-post, havtornen@studentkaren.fi på måndagar, onsdagar och torsdagar.