TiIan vuokraajaa kutsutaan tästedes ”vastuuhenkilöksi”. Jos tilan vuokraa yksityishenkilö, toimii hän vastuuhenkilönä. Jos tiIan vuokraa järjestö, yhdistys tai yritys, on vastuuhenkilönä se henkilö, jonka yhteystiedot annetaan vuokrauksen yhteydessä.
Hintaan sisältyy tilan siivouksen. Asiakkaalla on kuitenkin velvollisuus palauttaa huonekalut tilaan, pestä tiskit pois ja poistaa kaikki pullojen pantit.
Huomioikaa, että tietyt asiat tulee hoitaa ennen kuin poistutte tilasta, ellei toisin sovita. Mikäli sääntöjä ei seurata tai jos jotain rikkoutuu, laskutetaan erikseen rikkoutuneen tavaran tai siivouksen kustannusta vastaava summa. Mikälivalituksia holtittomasta käytöksestä, häirinnästä tai valituksia muusta puutteellisesta käytöksestä ilmenee, laskutetaan vastuuhenkilöltä 70 euroa. Åbo Akademis Studentkår voi tämän lisäksi päättää evätä vastuuhenkilöltä mahdollisuuden vuokrata tilaa jatkossai. Alueella on tallentava videovalvonta ja videotallenteita voidaan tarvittaessa käyttää todistusaineistona. Vastuuhenkilö varmistaa, että tilassa ylläpidetään hyvää järjestystä, että tilaisuuden turvallisuus taataan sekä siitä, että tilan säännöt ovat osallistujille selvät.
Hälytys kytkeytyy päälle arkipäivisin klo. 23.00, ellei toisin ole sovittu. Mikäli tiIan vuokraa viikonloppuna, pitää hälytyksen päälläoloajoista sopia erikseen palveluasiantuntijan kanssa. Mikäli hälytys kytkeytyy päälle ja vartiointiliike tulee paikalle, laskutetaan vastuuhenkilöltä mahdollisiset aiheutuneet kulut.
Osallistujien määrä Havtornen-tilassa ei saa ylittää 40 henkilöä.
- Tupakointi sekä savukoneen käyttö on kiellettyä sisätiloissa. Tupakointi on sallittua ainoastaan sisäpihalla sekä terassilla. Tupakoijien tulee huomioida paloturvallisuus sekä yleinen puhtaus. Tupakat tulee tumpata tuhkakuppeihin.
- Tilaisuuden jälkeen tiskataan tiskit ja jääkaappi tyhjennetään. Tyhjät pullot ja roskat viedään pois.
- Olohuoneen huonekalut tulee järjestellä samaan järjestykseen missä ne olivat saapuessanne (tuolit, pöydät ja sohvat).
- Varmistakaa että terassilla ei ole tyhjiä pulloja tai roskaa.
- Vastuuhenkilö on velvollinen ilmoittamaan mahdollisista särkyneistä tavaroista palveluasiantuntijalle.
- Mikäli olette tilanneet cateringpalveluita, on teidän vastuullanne, että cateringfirma noutaa tavaransa.
- Varmistakaa että kaikki ovet ja ikkunoita ovat lukittuina (terassi, ulko-ovi sekä aitaus), ja että valot on sammutettu, kun poistutte tilasta.
- Åbo Akademis Studentkår ei vastaa tilaan jätetyistä tavaroista.
Peruutukset
Mikäli peruutus tapahtuu 14 vrk ennen tapahtumaa, maksetaan koko vuokra takaisin. Mikäli peruutus tapahtuu vähintään 7 vrk ennen tapahtumaa, maksetaan puolet vuokrasta takaisin. Ellei peruutus tapahdu yllä mainituin ehdoin, tilan vuokra peritään kokonaisuudessaan.